Delegowanie zadań i obowiązków pracownikom – 6 dużych błędów
Zatrudniasz nowe osoby? Jako szef przekazujesz im odpowiedzialność oraz obdarzasz zaufaniem, a i tak okazuje się, że ich praca pozostawia wiele do życzenia i nie zarabia tyle, ile byś chciał? Pojawiają się błędy? Opóźnienia? Klienci są niezadowoleni?
Takie sytuacje to zmora wielu firm na rynku. Jeśli chcesz ich uniknąć, to czytaj dalej! Przed Tobą 6 błędów prowadzenia biznesu, które - moim zdaniem - mogą doprowadzić biznes do katastrofy.
Ten materiał dostępny jest również w formie wideo:
Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek powiedzieć lub pomyśleć:
- „Głupi pracownik”,
- „Czemu on tego nie zrozumiał…”,
- albo „Jak można być takim de*ilem i nie wykonać dobrze takiej pracy”?
Wielu przedsiębiorców i menedżerów myśli w ten sposób i tym samym zamyka swoją percepcję na różne INNE MOŻLIWE PRZYCZYNY źle wykonanej pracy.
Nawet jeżeli projekty nie są „dowożone na czas” albo osoby robią je gorzej, niż zrobiłbyś to Ty sam, to z mojego doświadczenia wynika, że wina nigdy NIE JEST TYLKO po stronie pracownika.
Powiem Ci, że często przyczyny takiej sytuacji są w większości po stronie osoby, która zleca zadania.
Zaraz napiszę Ci dokładnie, jakie to błędy.
Ale zanim to zrobię, musisz uświadomić sobie, że jeżeli chcesz mieć lepsze efekty i zarabiać prawdziwe pieniądze na dobrze wykonanych zadaniach, to zmiana Twojego podejścia będzie w tej sytuacji kluczowa.
Od teraz nie możesz myśleć tylko o tym: CO KTOŚ ZROBIŁ ŹLE. Musisz myśleć również: CO JA MOGĘ ZROBIĆ LEPIEJ.
Ok. Zaczynajmy. Oto 6 najczęściej popełnianych błędów podczas zlecania zadań (wraz z wyjaśnieniem, jak ich uniknąć!)
BŁĄD NR 1. Przekładasz metody z korporacji na własny biznes
„Jednopalczasty szef” - znasz to określenie? Jeśli nigdy o nim nie słyszałeś, to wyjaśnię Ci teraz, co oznacza.
Wyobraź sobie Piotrka, który pracuje 15 lat w korporacji i ma stanowisko, na którym podejmuje ważne decyzje.
Jego praca polega na wydawaniu poleceń innym na zasadzie: „ty zrób to, a ty zrób tamto”. Czyli krótko mówiąc - Piotr wskazuje palcem, co kto ma zrobić.
I to jest właśnie zarządzanie „jednopalczaste”, które w korporacji Piotra działa znakomicie! Jest tylko jeden problem.
Mija trochę czasu i Piotrek dochodzi do wniosku, że chce założyć własny biznes.
Wierzy, że skoro takie zarządzanie sprawdzało się w korporacji, to w biznesie też będzie. Szybko jednak okazuje się, że generowanie efektów z punktu trybika w korporacji jest znacznie łatwiejsze.
W małym biznesie, który dopiero startuje, to się okazuje niemożliwe. Dlaczego?
Oto kilka przyczyn:
- brak środków na zatrudnienie doświadczonych ekspertów,
- brak procedur i schematów działania.
Dodatkowo wiele działań trzeba robić samodzielnie:
- planować strategię,
- wdrażać ludzi do firmy,
- wprowadzać produkty,
- prowadzić księgowość,
- liczyć cash flow itd.
W takiej sytuacji wiele obowiązków spada na Piotrka, a on reaguje tak: „Ja się na tym nie znam, Ty mi to zrób”. Zdarzyło Ci się to?
Jeśli w ten sposób zlecasz zadanie obcemu człowiekowi, którego nie weryfikujesz – masz gotową katastrofę.
PAMIĘTAJ! W korporacji zarządzanie działa zupełnie inaczej. Przekładanie takich metod na małe firmy jest ogromnym błędem. Dlaczego?
Korporacja podpisuje kontrakty z podwykonawcami i jeśli coś nie zadziała, to ci podwykonawcy po prostu nie zostaną opłaceni. Bo korporacja ma w swoich szeregach prawników, którzy w są w stanie wybronić firmę.
Czy mała firma może to zrobić? Oczywiście, że nie.
Dlatego teraz widzisz, że jednopalczaste zarządzanie to najgorsze co można zrobić w małej firmie.
BŁĄD NR 2. Brakuje Ci wiedzy z zakresu, w którym zlecasz zadania
Ten błąd to podejście: „Ja się znam tylko na swojej działce. Nie rozumiem internetu, marketingu i sprzedaży. To ty jesteś ekspertem – ma być zrobione i tyle mnie interesuje”.
Poznajesz? Cóż, takie delegowanie zadań to nie najlepszy pomysł. Czemu?
Podam Ci przykład. Wyobraź sobie, że szukasz do firmy osoby, która zajmie się działem reklamy w Twojej firmie.
Zatrudniasz ją, ale chwila…. skąd wiesz, że zatrudniłeś eksperta?
Bo ma własną stronę internetową, napisał maila z ofertą i fajnie pogadał przez telefon?
Oczywiście, to ważne, ale najważniejsze, żebyś TY miał wiedzę, jak zweryfikować jego umiejętności.
Jeśli podchodzisz do tego z podejściem: „Nie znam się i nic nie wiem na ten temat”, to jaka jest szansa, że znajdziesz prawdziwego eksperta?
Może być z tym kiepsko.
Trudno jest znaleźć osobę, która lepiej od Ciebie będzie wiedziała, czego chcesz, wdroży się w trzy sekundy i w trzy dni da Ci zarobić. Czy to w ogóle możliwe?
Nierzadko zdarza się, że właściciele biznesów w Polsce są zbyt leniwi, by lepiej poznać różne działy firmy. A dobry właściciel zna się na całej firmie, nie tylko na „własnej działce”.
Musisz się więc znać na:
- marketingu,
- strategii,
- komunikacji z klientem,
- copywritingu,
- na działaniach HR, itd.
W małej firmie szef musi odpowiadać ZA WSZYSTKO, za każdy aspekt.
To, że ktoś ma założoną firmę w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) o niczym nie świadczy.
Jeśli obsługujesz mały kawałek firmy, a na innych się nie znasz i tylko delegujesz zadania, to się nie zdziw, że coś nie zadziała.
WAŻNE: Nie chodzi też o to, że musisz być ekspertem od wszystkiego, ale musisz mieć pojęcie, jak wygląda praca w każdym z działów. Dzięki temu o wiele lepiej będziesz nimi zarządzać i Twoja firma nie zaliczy wpadki.
Czasem niektóre osoby piszą do mnie i pytają: „Dawid, czy potrzebuję Twojego szkolenia z reklamy, jeśli nie ja ją będę robił?”.
Odpowiadam: „Oczywiście, że tak” - bo nawet jeśli nie Ty będziesz robić reklamy, to musisz umieć weryfikować, czy ktoś inny robi ją dobrze.
Powiem więcej - w programie Facebook Elite jest nawet specjalny moduł, który wyjaśnia kluczowe strategiczne założenia z perspektywy SZEFA BIZNESU.
Mega, mega, mega ważny - jeżeli jesteś właścicielem firmy.
BŁĄD NR 3. Nie znasz kierunku rozwoju firmy, nie do końca wiesz, czego chcesz, ale zlecasz działania
Przychodzi moment w firmie, kiedy trzeba określić kolory marki i ceny produktów.
Piotrek, który założył własną firmę, znowu szuka eksperta, który zrobi to za niego. Co robi?
Zatrudnia go i chce, aby ten zaproponował mu swój własny pomysł. Wydaje polecenie: „Zaproponuj coś”, po czym nic mu się nie podoba.
Gdy zostaje zapytany, o to, kto jest jego klientem, odpowiada: „Nie wiem, w sumie to wszyscy. Chcę docierać do wszystkich”. Czy znasz takie podejście?
Problem w tym, że Piotrek sam nie wie, czego chce i po co tego chce. W rzeczywistości włącza mechanizm oddawania odpowiedzialności za swój biznes innym. Ale to tak nie działa…
Jako szef musisz znać kierunek rozwoju firmy!
Pytania, jakie zadają klienci czy to, jak lubią mieć przedstawiane oferty – to jest podstawa planowania strategii. Jako szef musisz to wiedzieć najlepiej! Dlaczego?
To proste. Tylko Ty siedząc na szczycie, masz pod sobą wszystkie segmenty biznesu. Dzięki temu możesz spojrzeć na niego z odpowiednią perspektywą.
Ktoś pod Tobą tego nie zrobi, bo nie ma odpowiedniego spojrzenia.
PAMIĘTAJ! Szef, który nie wie, jak działa jego biznes, skazuje go na porażkę. Nigdy nie zarobi.
Jeśli prowadzisz firmę od 10 lat i nie wiesz, co mówić do klientów, jak przedstawić im ofertę, to może być dobry sygnał, że nie za bardzo rozumiesz działanie swojego biznesu.
W takim razie, w jaki sposób nowo zatrudniona osoba ma to wiedzieć?
Nie możesz tego od niej oczekiwać.
BŁĄD NR 4. Ciągle brakuje Ci czasu - przez to nie weryfikujesz zlecanej pracy
Nie masz czasu doglądać pracowników i podwykonawców, ani weryfikować realizowanych efektów? Czekasz tylko na efekt końcowy? Muszę Cię zmartwić.
To może zakończyć się KATASTROFĄ!
Zobacz. Piotrek chce wykonać projekt i ma w głowie jego wizję. Mówi do pracowników: „Zróbcie mi to, nie znam się” – bo taki ma sposób komunikacji.
Teraz zgadnij, jak Ci pracownicy wykonają swoje zadanie?
Żebyś lepiej zrozumiał, o czym piszę, mam dla Ciebie szybki test: Popatrz na ludzi w otoczeniu. I teraz zgadnij, o czym myślą. Potrafisz to zrobić?
To teraz odpowiedz sobie na pytanie: „Jaka jest szansa, ze Twój pracownik zgadnie, co masz na myśli, jeśli wyraźnie nie przekażesz, czego oczekujesz?”.
Hmm… teraz to ma sens, prawda?
Dlatego nie dziw się już, że projekt nie spełnia Twoich oczekiwań. Już wiesz, z czego to wynika.
Jeżeli chcesz by zlecane zadania wracały do Ciebie zrealizowane zgodnie z Twoją wizją:
- przekaż osobom odpowiedzialnym za ich wykonanie, wszystko to, co masz w głowie,
- następnie upewnij się, że każda osoba rozumie Twoją wizję.
Pamiętaj również o tym, że rolą szefa nie jest tylko to, by oceniać efekt końcowy. Szef musi również doglądać proces realizacji zadania.
Jeśli to robisz, możesz możliwie wcześnie zareagować i skorygować czyjąś pracę, zanim poświęci swój czas na realizacje czegoś, co na końcu będzie i tak wymagało poprawy.
Planujesz rozwój marketingu w swojej firmie i szukasz profesjonalistów? Napisz do nas lub zadzwoń.
BŁĄD NR 5. Zrzucasz odpowiedzialności za brak efektów na innych
Zapamiętaj jedną rzecz: to szef odpowiada za wszystko, co dzieje się pod nim.
Jeśli masz niewłaściwych ludzi, to Twoja odpowiedzialność. To Ty źle ich zatrudniasz – widocznie nie masz kompetencji w zakresie HR.
Jak możesz to zmienić? Zdobądź wiedzę na temat projektowania procesu rekrutacji. Usprawnij go.
Efekty pracy, które otrzymujesz, nie pokrywają się ona z Twoimi wyobrażeniami? Widocznie nie umiesz skutecznie przekazywać tego, czego chcesz. Nie zwalaj więc winy na pracowników. Popracuj nad swoimi kompetencjami. Dlaczego?
Bo jeśli robota zostanie źle wykonana, to zapłacisz za to własnymi pieniędzmi.
Nie chcesz płacić za błędy innych ludzi?
W takim razie upewnij się, że sam ich nie popełniasz i wszyscy wiedzą, co mają robić.
BŁĄD NR 6. Jesteś obrażalskim szefem
W każdej firmie zdarzają się błędy. W każdej firmie ktoś się z kimś nie dogada. Czasem pojawią się jakieś problemy komunikacyjne.
Wyobraź sobie, że pracujesz w firmie Piotrka i gdy jedna z takich sytuacji ma miejsce, Piotrek obraża się na Ciebie, obraża się na innych pracowników i na podwykonawców. A może krzyczy?
Jeżeli to Ty jesteś czasem Piotrem, to zadaj sobie jedno pytanie: Jeśli za coś płacisz i „nie idzie”, to kto za to opowiada? Kto jest liderem?
Ty! Dlatego najlepszym możliwym rozwiązaniem w sytuacji tak zwanych fuck up’ów jest spotkać się, porozmawiać i sprawnie załatwić problem.
Jeżeli zaś reagujesz zbyt emocjonalnie i obrażasz się na innych, to tak naprawdę obrażasz się za własne pieniądze.
Jeśli nie rozwiążesz problemu, to zadanie nie zostanie zrealizowane – tak, to takie proste! I to Twoja odpowiedzialność. Również to, że się nie znasz na rzeczy i nie umiesz przekazać swojej wizji.
Wybacz mocne określenie, ale Ja czasem myślę sobie, że jestem maszynką do przerzucania gówna w firmie. Czyli jestem osobą od załatwiania problemów i naprawiania tego, co jest zepsute.
Do robienia tego, co wielu szefów chciałoby przerzucić na innych.
Jeżeli bym się obrażał i emocjonował, a przez to wyrzucał pracowników, żądał zwrotów kosztów, zwalniał podwykonawców - to zachowywałbym się głupio.
Po co masz zwalniać? Nie lepiej nauczyć pracownika tak, by nie popełniał błędów? Człowiek się nauczy i będzie robił, jak zechcesz.
Obrażanie się sprawia, że nie zbudujesz biznesu – to nie jest poważne.
PODSUMOWANIE
99% moich projektów kończy się sukcesem. Dlaczego? U mnie nie ma słowa rezygnacja. Ja biorę odpowiedzialność za swoją pracę, angażuję czas i ciągnę rzeczy do końca, żeby zrealizować swoją wizję.
To moja praca, by ludzie, z którymi współpracuję, na koniec wygenerowali efekt, na którym mi zależy.
Kiedy zmienisz podejście i zaczniesz unikać tych 6 błędów, jest spora szansa, że Twoje projekty również zaczną kończyć się sukcesem. Tego Ci szczerze życzę!
