Komunikator Slack – co to jest i jak efektywnie korzystać z niego w pracy?
Szukasz narzędzia, które pomoże Ci usprawnić komunikację w firmie i zwiększyć efektywność przesyłania wiadomości? Doskonałym rozwiązaniem może być Slack. Co to jest, jakie ma funkcje i jak z niego korzystać? Z tego artykułu dowiesz się, jakie korzyści może przynieść wprowadzenie programu Slack do pracy zespołowej i jak dzięki niemu poprawić skuteczność komunikacji w Twoim biznesie.
Ten artykuł może Ci się przydać, szczególnie jeśli:
- szukasz sposobu na usprawnienie przesyłania wiadomości w swojej firmie i zwiększenie wydajności pracy zespołowej,
- chcesz zwiększyć motywację i zaangażowanie teamu w zlecane zadania,
- chcesz poprawić swoje umiejętności zarządzania zespołem,
- zainstalowałeś już Slacka i wstępnie wprowadziłeś do firmy, ale chcesz wykorzystywać jego funkcje z maksymalną efektywnością.
Czytaj do końca, bo w artykule znajdziesz porady i konkretne przykłady dotyczące zastosowań tego komunikatora. Jestem przekonany, że od ręki wykorzystasz je w codziennej pracy, usprawniając działania.
Zaczynamy!
Spis treści
Slack – co to jest i czym się wyróżnia
Slack jest narzędziem, które zyskuje coraz większą popularność wśród firm i organizacji. To kolejna aplikacja do przesyłania wiadomości, posiadająca jednak wiele różnych funkcji, które pozwalają na szybki, łatwy i wygodny kontakt pomiędzy członkami zespołu, dzielenie się informacjami, plikami i dokumentami. Usprawnia więc współpracę i umożliwia szybką wymianę ważnych wiadomości pomiędzy użytkownikami bez konieczności wstawania od biurka i angażowania czasu w fizyczne spotkanie.
Oto główne zalety, które oferuje Slack:
- Jest bardzo łatwy w obsłudze i nie wymaga żadnych zaawansowanych umiejętności technicznych.
- To narzędzie komunikacji, które służy do przesyłania wiadomości, ułatwiając organizację pracy i wymianę informacji.
- Umożliwia personalizację, dzięki czemu możemy dostosować cały komunikator do swoich potrzeb i preferencji.
- Można z niego korzystać w dowolnym miejscu i czasie – na desktopie, tablecie czy smartfonie.
Oczywiście istnieje wiele różnych narzędzi komunikacyjnych, z których można korzystać w firmie, np. Microsoft Teams, Telegram, WhatsApp Business czy Zoom. Slack zyskał jednak nasze uznanie ze względu na swoją prostotę, funkcjonalność i łatwość obsługi, a jednocześnie – duże możliwości. Na co dzień stosujemy go razem z programem Kanbanize (przeznaczonym do zarządzania czasem i wydajnością) i ten model sprawdza się doskonale w Social Elite.
Czy Slack jest darmowy?
Ze Slacka może korzystać praktycznie każdy. Konto można założyć samodzielnie lub skorzystać ze specjalnego linku z zaproszeniem wysłanym przez członka danego zespołu. Do wyboru mamy wersję darmową lub płatną. Którą wybrać?
W ramach bezpłatnego konta otrzymujemy dostęp właściwie do większości funkcji. Jeszcze do niedawna sporym ograniczeniem było wyświetlanie tylko ostatnich 10 tysięcy wiadomości i plików o łącznej wielkości do 5 GB. Jednak od 1 września 2022 roku Slack zmienił te ograniczenia i użytkownicy korzystający z wersji bezpłatnej mogą teraz wyświetlać wiadomości i przesłane pliki z ostatnich 90 dni – bez żadnych limitów. W darmowym planie można teraz także wysyłać wiadomości slack audio i wideo oraz udostępniać ekran.
Oznacza to, że bezpłatna wersja Slacka ma naprawdę sporo przydatnych funkcji i może w zupełności wystarczyć do usprawnienia procesu przesyłania wiadomości w zespole.
Poniżej możesz zobaczyć różnice pomiędzy wersją darmową i płatną.
Źródło: www.slack.com/pricing/paid-vs-free
Slack funkcje – zastosowanie Slacka w pracy zespołowej
Slack umożliwia wiele działań, które realnie ułatwiają pracę w zespole i poprawiają jakość komunikacji. Oprócz tego, że możemy wysyłać bezpośrednie wiadomości prywatne do konkretnej osoby, możemy też tworzyć kanały, czyli miejsca, gdzie więcej członków zespołu może wymieniać się informacjami. Taki kanał może być tematyczny i można do niego dodać wszystkie osoby zaangażowane w projekt. Dzięki temu unikamy chaosu w głównej komunikacji i możemy szybko znaleźć informacje dotyczące konkretnych tematów.
W ramach kanałów i rozmów Slack pozwala również na tworzenie wątków, które umożliwiają pogrupowanie wiadomości dotyczących jednego tematu i w miarę potrzeb rozwijanie ich w bardziej szczegółowy sposób. Dzięki temu możemy łatwiej się odnaleźć w wielu wiadomościach i uniknąć pomijania ważnych informacji. Wszelkie wiadomości bezpośrednie do naszego wątku zobaczymy też zbiorczo w sekcji: „Threads”.
Kanały możemy wykorzystać w różnym celu. W Social Elite aktywnie stosujemy je do komunikacji na temat inicjatyw firmowych lub prowadzonych projektów. Mamy też odpowiedni kanał slack, który zrzesza wszystkie osoby z firmy i dzięki temu służy do ważnych ogłoszeń lub np. do głosowania nad planowanymi rozwiązaniami lub przekazania istotnej informacji.
Za pomocą komunikatora Slack informujemy też o dołączeniu nowej osoby do teamu – głośne powitanie nowego specjalisty pozwala ocieplić relację i poczuć się bardziej komfortowo w nowym miejscu pracy.
Wiadomości na Slacku
Wysyłanie wiadomości jest bardzo proste i intuicyjne. Wystarczy wybrać z lewej kolumny osobę lub konkretny kanał i wpisać wiadomość w pole tekstowe. Tekst wiadomości można sformatować, korzystając z opcji takich jak: pogrubienie, kursywa, przekreślenie, lista czy cytat. Możemy wspomnieć osobę z zespołu poprzez @, a także dodać emoji. Aplikacja ma możliwość przesyłania wiadomości tekstowych, nagrania audio oraz wideo. Możemy zrobić to od razu lub zaplanować wysyłkę na dowolną datę i godzinę.
Wobec otrzymanych wiadomości też możemy podjąć różne działania, na przykład:
- przypiąć (pin to this conversation), jeśli jest wyjątkowo ważna, dzięki czemu będzie się ona widoczna jako pierwsza na górze,
- odpowiedzieć w wątku (start a huddle in a thread)
- oznaczyć jako nieprzeczytaną (mark unread), dzięki czemu wiszące powiadomienie nie pozwoli Ci zapomnieć o sprawie,
- zareagować na wiadomość wybraną emoji,
- przekazać wiadomość dalej, innym użytkownikom zespołu,
- a także zapisać wiadomość w osobnej sekcji, aby móc szybko i wygodnie do niej wrócić.
Slack jest też skuteczny w przypominaniu. Korzystając z odpowiednich funkcji, trudno zapomnieć o ważnej wiadomości i m.in. dzięki temu to narzędzie ma dużą przewagę nad innymi. Aplikacja ma różne opcje, dzięki którym możemy np.:
- szybko odszukać interesującą nas wiadomość dzięki lupce w górnej części aplikacji,
- ustawić przypomnienie o wiadomości na określoną porę (remind me about this),
- otrzymać powiadomienia o nadchodzących wydarzeniach, w których bierzemy udział lub wzmiankach,
- zaplanować wysłanie wiadomości na wybraną datę i godzinę,
- ustawić dokładne słowa, na które aplikacja będzie nas informować, jeśli tylko pojawią się w jakiejś konwersacji.
Statusy komunikacji na Slacku
Bardzo przydatną funkcją jest opcja ustawienia statusu przy swoim profilu – to jasna informacja dla innych członków zespołu o aktualnym zajęciu danej osoby.
Można np. ustawić status „praca kreatywna”, „spotkanie”, „przerwa obiadowa” itp. Dzięki temu inni członkowie zespołu będą wiedzieć, kiedy można napisać wiadomość do danej osoby, a kiedy warto poczekać. Wprowadzenie takich statusów może realnie poprawić komunikację w zespole. Zobacz na grafikę i sprawdź, jakie oznaczenia stosujemy w zespole Social Elite.
Slack a motywacja w pracy
Warto pamiętać, że Slack to nie tylko komunikacja i lepsza praca nad projektami, ale też motywacja. W zespole Social Elite mamy na przykład osobny kanał, na którym dzielimy się ze sobą pozytywnymi opiniami od Klientów lub imponującymi wynikami, które wygenerowaliśmy w konkretnych projektach. Takie miejsce daje każdemu niesamowitą motywację do działania i satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.
Korzystanie ze Slacka – tipy i porady
Slack to aplikacja, która oferuje znacznie więcej niż tylko prostą komunikację w zespole. Nowe funkcje i integracje z innymi narzędziami pozwalają nam określić ją jednym z najlepszych sposobów na zarządzanie projektem i zespołem. Z jakimi programami możemy połączyć Slacka? Oto kilka przykładowych:
- Google Drive – integracja ta umożliwia łatwe udostępnianie plików z Google Drive w rozmowach na Slacku. Możemy też wyszukiwać pliki i folder na koncie bezpośrednio z programu Slack.
- Google Calendar – dzięki temu połączeniu możemy otrzymywać informacje o zaplanowanych w kalendarzu spotkaniach poprzez wiadomości bezpośrednie na Slacku. W ten sam sposób otrzymamy też bezpośredni link do Google Meets.
- Gmail – powiadomienia z Gmaila możemy otrzymywać w narzędziu Slack i dzięki temu szybko reagować na ważne wiadomości bez konieczności przeskakiwania między aplikacjami. Możemy także wysyłać sobie prywatne wiadomości e-mail z poziomu Slacka czy dodawać wątki dyskusji do e-maili.
- Trello – integracja z Trello pozwala na łatwe śledzenie zadań i projektów na kanale Slacka. Możemy otrzymywać powiadomienia o zmianach na tablicy Trello, a także dodawać zadania i przypomnienia.
- Zoom – to połączenie pozwala na organizowanie spotkań wideo na platformie Zoom bezpośrednio z aplikacji Slack. Możemy zapraszać użytkowników do spotkań i otrzymywać powiadomienia o zbliżających się spotkaniach.
To tylko niektóre z możliwych integracji (jest ich ponad 2400!). Wszystkie pozwalają na znaczne usprawnienie pracy i łatwiejsze zarządzanie projektami oraz zadaniami w zespole.
Źródło: www.slack.com/integrations
Skróty klawiszowe na Slacku
Aby jeszcze szybciej i wygodniej korzystać z aplikacji, warto stosować skróty klawiszowe. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych, których sami używamy na co dzień:
- Ctrl/Cmd + K - wyszukanie wątku, osoby czy kanału
- Crtl/Cmd + G - przeszukiwanie całego obszaru roboczego
- Ctrl/Cmd + F - przeszukiwanie konkretnej konwersacji
- Ctrl/Cmd + N - nowa wiadomość
- Ctrl/Cmd + Shift + M - przejście do ostatniej wiadomości
- Ctrl/Cmd + Shift + A - lista nieprzeczytanych wiadomości
- Ctrl/Cmd + Shift + S - lista zapisanych wiadomości
- Ctrl/Cmd + U - dodanie pliku do wiadomości
- Ctrl/Cmd + Shift + Y - ustawianie statusu
Znajomość skrótów klawiszowych na Slacku pozwala na jeszcze szybszą i wygodniejszą pracę z narzędziem, co z realnie przyspiesza komunikację w zespole i usprawnia organizację działań. Na szczęście nie musisz uczyć się wszystkich od razu na pamięć. Na początku warto skorzystać z połączenia: Ctrl/Cmd + / , dzięki któremu otworzysz menu skrótów klawiszowych i szybko znajdziesz tam interesujący Cię zestaw. W miarę stosowania skrótów w praktyce sam zobaczysz, jak łatwo je zapamiętasz i w jakich sytuacjach będą dla Ciebie najbardziej przydatne.
Slack w pracy zespołu – podsumowanie
Jak widzisz, to narzędzie, które może być dużym usprawnieniem pracy zespołowej. Slack sprawdzi się w każdej sytuacji, która wymaga sprawnej, szybkiej i wygodnej współpracy wielu osób. Jeśli więc zależy Ci na efektywniejszym procesie przesyłania wiadomości i zwiększeniu wydajności pracy, zdecydowanie warto go przetestować – tym bardziej że podstawowa wersja ma naprawdę duże możliwości i jest zupełnie darmowa.
W Social Elite nie wyobrażamy sobie już pracy bez Slacka. Dzięki niemu oraz dużej świadomości strategicznej jesteśmy jedną z najlepiej poukładanych i uprocesowionych firm w Polsce. Z tego powodu dostarczamy taką samą wysoką jakość w każdym projekcie i dbamy o dobrą komunikację z Kontrahentami. Chcesz nas lepiej poznać?
Zapraszamy na podstronę, na której znajdziesz informacje o zespole Social Elite i nasze wyniki mówiące więcej niż słowa.
A jeśli potrzebujesz wsparcia marketingowego w jakimkolwiek obszarze Twojego biznesu, zapoznaj się z naszymi usługami. Jesteśmy przekonani, że znajdziesz pośród nich taką, która spełni Twoje aktualne biznesowe potrzeby.
Wypełnij formularz i zamów bezpłatną konsultację:
-----
Inne artykuły, które mogą Cię zainteresować: